とれ太くん 座席・会議室予約管理サービス

フリーアドレスで座席予約を実現
タブレット/スマートフォン対応クラウドサービス

オフィスのフリーアドレス導入で色々な要望や管理で悩んでいませんか?
ユーザ様からの各種要望事項を機能追加として取り入れるなどのブラッシュアップを行い続け、
会議室予約に「座席を個別で予約管理」する機能を搭載しています。

座席や会議室の予約管理で悩んでいませんか?

フリーアドレス・オフィスの座席予約をしたい

座席のソーシャルディスタンスを実現したい

誰が何処に座席を予約しているか検索をしたい

空予約を防止して効率良く運用をしたい

スマートフォン、タブレットで運用をしたい

会議室もフリーアドレスの座席も予約をしたい

利用状況の分析や座席利用状況など可視化したい

上記お悩みを解決するのが
とれ太くん 座席・会議室予約管理サービスです

概要

フリーアドレス導入オフィスに最適

座席レイアウト図の座席位置確認による「座席予約」を実現した座席・会議室予約管理サービスです。
会議室の予約、予約状況検索、スケジュール確認などの一元管理ができ、空予約の防止や稼働率の確認など、会議室利用ユーザーの利便性の向上や会議室管理の効率利用を実現できるクラウドサービスです。
WEBブラウザを利用しているため運用環境を選ぶことなく、「パソコン、タブレット、スマートフォン」で24時間365日どこからでも座席・会議室・備品予約管理が可能です。

特徴

低コストでシンプルな導入を実現おすすめ

オリジナルの予約管理システムでグループウェアのようなアカウント契約が必要なく、サーバ設置や専任のシステム担当者も不要で、アカウント発行後すぐ運用が可能です。

座席レイアウト図を参照して座席予約が可能おすすめ

空き状況を確認後、座席レイアウト図から座席位置を確認して予約登録ができます。

フリーワード検索で予約座席を簡単検索おすすめ

氏名やメールアドレスの一部で、誰がどの席を予約しているかを簡単に検索ができます。

利用開始・終了機能(チェックイン・チェックアウト)で効率運用を実現おすすめ

利用開始前と終了5分前にメールで通知され、利用開始登録をしない場合は予約が自動キャンセルされるなど、効率の良い予約管理が実現できます。

主な機能

フリーアドレス導入オフィスに最適の機能

■座席予約のスマートフォン対応

パソコンと同じ画面プロセスで座席の予約ができます。
予約状況の確認後、座席レイアウト図から座席位置を確認して予約登録が簡単にできます。

■フリーワード検索

出勤途中や勤務中に、打合せやミーティングをしたい同僚やメンバーの予約席を検索することができます。

■マイ拠点登録

自分の所属している拠点(グループ会社)やよく利用する拠点を登録することで、予約時自動的に「マイ拠点」がデフォルトで表示されます。

■会議室・座席の予約可能

拠点ごとに会議室・フロア別の座席予約ができます。

座席のソーシャルディスタンスを簡単に実現

■座席配置でソーシャルディスタンスを実現

あらかじめ座席予約で予約できない席の設定ができ、座席配置にソーシャルディスタンスを実現できます。

陽性者の周辺座席利用者確認

オフィス内でコロナ陽性者が発見された場合、座席予約利用状況(CSV出力可能)を2週間前にさかのぼり、陽性者の使用座席の周辺の座席を利用した人を確認できます。(システム上は3ヶ月前にさかのぼりCSV出力が可能)

■座席利用を1日1人に限定可能

終日(時間選択あり)使用時間を設定して予約を行うと、前後の時間が予約不可となり、1日1人予約ができます。
一つの座席を複数人で使用することがなく、使用後消毒を行った席を翌日も一人限定で使用可能です。

フリーアドレスの座席レイアウト図活用機能

■座席予約フォーム

座席数が多いオフィスではフロアごとにレイアウトを区切り、フロア単位で座席が設定できます。

■座席レイアウト図対応おすすめ

座席を予約する場合、座席レイアウト図を参照して座席位置を確認後、座席を選択して予約できます。

■レイアウト図変更機能おすすめ

レイアウト変更に応じて、レイアウト図を簡単に変更できます。

■座席予約時間の選択

座席予約の時に《時間予約》《終日利用》《終日(時間選択あり)》を選択できます。

全体レイアウト図
フロア座席レイアウト図

座席予約の便利機能 利用開始・終了(チェックイン・チェックアウト)機能

■利用開始(チェックイン)

当日の予約表示の編集欄に、予約時間になると「利用開始」のボタンが表示され、選択することで利用できます。

■自動キャンセルおすすめ

予約時間から一定時間が過ぎても「利用開始」操作が行われない場合、その予約自体が自動キャンセルされます。

■延長予約おすすめ

使用中の座席や会議室を15分単位で予約延長が可能です。

■利用開始・利用終了(チェックイン・チェックアウト)連絡メール通知

予約した座席や会議室の「開始・終了時間の5分前」にメール通知があります。

■利用開始・終了(チェックイン・チェックアウト)機能

「利用開始・終了機能」は管理機能で《利用する・利用しない》の選択が可能です。

※会議室前端末(タブレット)表示も可能。詳しくはお問い合わせください。

■パソコン利用時
パソコン利用時の画面

■タブレット利用時

その他の機能

操作性に優れた画面

視認性抜群のホーム画面

自分の予約情報が表示されており、予約状況の確認や急なスケジュール変更に対して座席と会議室の予約の変更や削除ができます。
また拠点(グループ会社)選択や会議室の空き情報検索をタイムテーブル、カレンダーの2種類方法で検索して予約することができます。このように操作性と視認性に優れたホーム画面構成となっています。

スマートフォン対応

いつでもどこでも予約可能

スマートフォンで、Webから365日24時間いつでも・どこでも座席と会議室の予約や変更ができます。
タブレットやスマートフォンでも視認性の高い画面が表示され、パソコンと同じプロセスで「空き状況検索~予約~登録」ができます。

予約カレンダー

簡単入力機能

拠点(グループ企業)、座席と会議室の選択をすることで、予約状況がカレンダーに表示されます。
※座席位置の確認はカレンダー下部の「座席レイアウト図」で座席位置を確認できます。
カレンダー下部の「空き状況照会・詳細検索」からも検索ができ、利用希望日の予約が可能です。

空き状況照会

会議室予約状況が一目瞭然の2種類の検索

会議室予約は「拠点(グループ会社)/会議室/利用日付と時間」など、予約ステータスを選び「詳細一覧+検索」で既に予約済みの予定が一覧表で表示され確認ができます。「タイムテーブル検索」で既に予約済みの予定を含めて「タイムテーブル」で会議室の予定が一覧表示されます。希望会議室の空き時間を確認後、「予約」の選択で「予約フォーム」に遷移しますので「会議室利用時間」の入力をして予約ができます。このように一連の検索項目の選択から予約状況の一覧表示まで使いやすい設計になっています。

「Outlook予定表」と予約内容を連携

「登録完了メール」の自動送信

会議室予約登録が完了すると「予約完了メール」が自動送信されます。
また予約内容は「 iCalendar形式のファイル」としてメールに添付されます。
「iCalendar形式」に対応したOutlookなどのスケジュールへ追加することができます。
Microsoft365の使用ユーザーは、Outlookスケジュール管理と会議室予約が連携して使えるため、業務推進の効率化が実現します。

会議室予約フォーム

簡単入力機能

利用日、会議室と座席、利用時間の順に選択して予約ができます。
(座席位置は「レイアウト確認する」ボタンの選択で座席レイアウト図がポップアップして表示され、確認ができます。)
《複数日予約》にチェックをいれると「同じ時間帯・同じ内容」で複数日予約ができます。
簡単入力でありながら、多くの機能を搭載した利便性の高い予約入力フォームを実現しています。

よくあるご質問

導入関係

Q1.利用料金はどれ位ですか?

A1.「とれ太くん」は利用者数にかかわらず、導入する会議室・座席数のみで料金が設定されており、低コストでの運用が可能です。ご利用予定の会議室・座席数をお知らせいただければ概算費用を算出いたします。お気軽にお問い合わせください。

Q2.Microsoft 365などのグループウェアが無くても利用できますか?

A2.はい、可能です。
「とれ太くん」は独自のスケジューラを搭載しているため、グループウェア無しでご利用いただけます。

Q3.フリーアドレスで、誰がどの席を利用しているかを調べられますか?

A3.はい、可能です。
「フリーワード検索機能」で氏名や部門名を検索することで、予約している席を探すことができます。

Q4.新型コロナウイルス感染症発生時などに、過去の利用履歴を調べることはできますか?

A4.はい、可能です。
「利用開始・終了(チェックイン・チェックアウト)機能」を利用することで、「いつ」「誰が」「どの席を利用」の利用履歴をCSVデータとして取得いただけます。

Q5.空予約を防止できますか?

A5.はい、可能です。
「利用開始・終了(チェックイン・チェックアウト)機能」をONにすれば、予約時間に利用開始登録(チェックイン)が無い予約は自動キャンセルされ、空予約を防止できます。なお、自動キャンセルの時間は任意で設定可能です。

Q6.事前の予約が無くても、会議室や座席をその場で利用できますか?

A6.はい、可能です。
ただし、QRコードやタブレット(別売)の設置が必要なため、詳しくはお問い合わせください。

Q7.オンラインでサービス詳細をお聞きしたいのですが。

A7.はい、可能です。
Web会議を利用しご説明いたします。実際の画面をご覧いただくデモンストレーションを含め、所要時間は1時間程度です。詳しくはお問い合わせください。

Q8.サポート体制を教えてください。

A8.貴社管理者様向けのサポート体制をご用意しています。
導入時は利用研修(オンライン)、利用開始後は専用お問い合わせ窓口(メール)のサポートをご活用ください。

対応ブラウザ

パソコンからのご利用 Google Chrome(最新版)、Mozilla Firefox(最新版)、Microsoft Edge(最新版)
スマートフォン・タブレットからのご利用 Google Chrome(最新版)、Safari(最新版)

※推奨環境は変更になる場合がございます。予めご了承ください。