とれ太くん 座席・会議室予約管理サービス

フリーアドレスで座席予約を実現
タブレット/スマートフォン対応クラウドサービス

オフィスのフリーアドレス導入で色々な要望や管理で悩んでいませんか?
ユーザ様からの各種要望事項を機能追加として取り入れるなどのブラッシュアップを行い続け、
会議室予約に「座席を個別で予約管理」する機能を搭載しています。

会議室や座席の予約管理で悩んでいませんか?

座席のソーシャルディスタンスを実現したい

フリーアドレス・オフィスの予約状況を見たい、座席予約をしたい

グループ会社や工場の会議室も予約したい

利用状況を把握したい

座席と会議室、どちらの予約もしたい

座席を1日1人の使用に限定したい

上記お悩みを解決するのが
とれ太くん 座席・会議室予約管理サービスです

概要

フリーアドレス導入オフィスに最適

フロアの座席レイアウトより「座席予約」を実現した会議室予約管理サービスです。
会議室の予約、空き室検索、スケジュール確認などの一元管理ができ、空予約の防止や稼働率の確認など会議室利用ユーザの利便性や会議室管理の効率利用を実現できるクラウドサービスです。
インターネットブラウザを利用しているため運用環境選ぶことなく、パソコン、タブレット、スマートフォンで24時間365日どこからでも会議室予約の利用ができます。

特徴

座席レイアウト図から座席予約が可能

座席レイアウト図から座席番号単位の予約ができるため、フリーアドレス導入オフィスの仕事の効率化や座席間のソーシャルディスタンスを考慮した座席予約が実現できます。
全体の座席予約数を制限したり、座席の予約制限の制御が可能です。

管理用パソコンだけでシンプル導入

座席・会議室予約管理サービスの導入はアカウント発行後、管理画面にアクセスするだけで、サーバ設置や専任のシステム担当者も不要ですぐ運用が可能です。OutlookやGsuiteと予約スケジュールの連携が可能です。

予約システム専用のため低コスト

座席・会議室や設備専用予約システムのため利用者数に制限はありません。
グループウエアのような利用者分のアカウントを契約する必要なく、パソコンやタブレット、スマホで365日24時間WEBブラウザから利用可能です。

グループ会議室(同一経営施設)と備品の予約も可能

同一グループ企業や同一自治体の複数会議室の予約管理もでき、登録者(社員)の利便性やアクセスの環境に合わせて複数会議室が予約できます。また会議室の備品や設備などの予約管理もできます。

オプションで機能追加が可能(要:打合せ確認)

  • タブレットやスマートフォンで「チェックイン/チェックアウト」できます。
    (チェックインしない場合は自動キャンセルも可能です)
  • 会議室の開始前と終了前にメール通知が可能です。
  • 利用状況をサイネージで表示ができます。

操作性に優れた画面

視認性抜群のホーム画面

自分の予約情報が表示されており、予約状況の確認や急なスケジュール変更に対して会議室の予約の変更や削除ができます。
また拠点(グループ会社)選択や会議室の空き情報検索をタイムテーブル、カレンダーの2種類方法で検索して予約することができます。
このように操作性と視認性に優れたホーム画面構成となっています。

主な機能

01一目でわかるカレンダー表示

予約状況をカレンダーで表示しますので、一目で予約状況を確認することができます。

02ご案内メール自動送信機能

予約時・予約登録完了、予約登録の“内容・修正・削除時”に自動でメールを送信します。

03拠点(Group会社)単位の予約可能

拠点(グループ会社)やフロアー単位での予約をすることができます。

04予約の修正/削除

「予約カレンダー」の予約日をセレクトすると「空き状況照会・検索結果」が表示されます。表示された予約リストの中から「任意の予約」の《修正・削除》行うことができます。

05OutlookやGsuiteと予約スケジュールの連携が可能

“予約内容確認メール”に「iCalendar形式のファイル」を添付して送信するため、OutlookやG suiteのスケジュールへ追加することができ連携が可能です。

06タイムテーブルドラッグ選択機能

利用時間の選択時タイムテーブルをドラッグして選択することができます。

07タイムテーブルリアルタイム表示

施設予約フォームで、日付や利用施設を変更した際も最新のタイムテーブルを表示することができます。

08座席レイアウト図から座席を予約できます

座席レイアウト図から選んだ座席番号を座席番号表から選択することで座席予約ができます。

09自動バックアップ機能

予約情報はデーターベースに保存され、定期的にバックアップ機能にて自動保存します。

10予約(利用)状況集計用CSV(Excel)ファイル生成

予約状況や利用状況を集計に便利なExcelで編集できるCSVファイルを期間を指定して抽出することができます。

予約カレンダー

簡単入力機能

拠点(グループ企業)、会議室と座席の選択をすることで予約状況がカレンダーに表示されます。
※座席位置の確認はカレンダ下部の「座席レイアウト図」で座席位置を確認できます。
カレンダー下部の「空き状況照会・詳細検索」からも検索ができ、利用希望日の予約が可能です。

スマートフォン対応

いつでもどこで予約可能

スマートフォンで、Webから365日24時間いつでも・どこでも会議室の予約や変更ができます。
タブレットやスマートフォンでも視認性の高い画面が表示され、パソコンと同じプロセスの「空き状況検索~予約~登録」ができます。

空き状況照会

会議室予約状況が一目瞭然の2種類の検索

会議室予約は「拠点(グループ会社)/会議室/利用日付と時間」など、予約ステータスを選び「詳細一覧+検索」で既に予約済みの予定が一覧表で表示され確認ができます。「タイムテーブル検索」で既に予約済みの予定を含めて「タイムテーブル」で会議室の予定が一覧表示されます。希望会議室の空き時間を確認後、「予約」の選択で「予約フォーム」に遷移しますので「会議室利用時間」の入力をして予約ができます。このように一連の検索項目の選択から予約状況の一覧表示まで使いやすい設計になっています。

会議室予約フォーム

簡単入力機能

利用日、会議室と座席、利用時間の順に選択して予約ができます。
(座席位置の確認は「レイアウト確認する」ボタンの選択で座席レイアウト図がポップアップして表示されますので座席位置を確認できます。)
《複数日予約》にチェックいれると「同じ時間帯・同じ内容」で複数日予約ができます。
簡単入力でありながら、多くの機能を搭載した利便性の高い予約入力フォームを実現しています。

「Outlook予定表」と予約内容を連携

「登録完了メール」の自動送信

会議室予約登録が完了すると「予約完了メール」を自動送信します。また予約内容を「Outlookスケジュール追加ファイル」としてメールに添付して送信します。
ファイルはiCalendar形式のため、Outlookのスケジュールへ追加することができます。
Microsoft365の使用ユーザーは、Outlookスケジュール管理と会議室予約が連携して使えるため、業務推進の効率化が実現します。

管理機能

直感操作の管理メニュー

日々システムの管理を行う上で必要な管理項目を左側縦に集めたために、項目を選ぶと右側の広いエリアに詳細が表示されるため、状況を直感的判断でき緒感的なに操作できるようにデザインされた管理ニューとなっています。
予約状況や利用状況をダッシュボードで確認できます。さらにログ情報などと合わせてExcelで編集できるCSVファイルで期間を指定し出力ができ、ユーザー管理と分析が可能です。
その他に「管理機能一覧」で表示した各種管理機能が実装されており、使い勝手の良いシステム管理画面となっています。

対応ブラウザ

パソコンからのご利用 Google Chrome(最新版)、Mozilla Firefox(最新版)、Microsoft Edge(最新版)
スマートフォン・タブレットからのご利用 Google Chrome(最新版)、Safari(最新版)

※推奨環境は変更になる場合がございます。予めご了承ください。